Teletrabajo: Una medida necesaria ante el coronavirus

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A medida que el virus COVID-19 se propaga por todo el mundo, grandes compañías como Microsoft, Google, Amazon o Facebook han empezado a pedir a sus trabajadores que trabajen de forma remota como medida de preventiva ante el coronavirus.

En China, unos 300 millones de trabajadores han pasado de compartir oficinas de forma presencial a trabajar desde casa, en la mayoría de casos, de forma improvisada debido a la escasa madurez y disponibilidad de tecnologías necesarias para trabajar de forma remota.

Además, algunos gobiernos, incluidos los de Estados Unidos, Japón o Portugal recomiendan que las empresas promuevan el teletrabajo o evitar las reuniones presenciales.

coronavirus

Del mismo modo, grandes empresas que operan en España, como Endesa, CaixaBank, Nestlé, JPMorgan, BBVA, Orange o Bankia han suspendido los viajes a las zonas más afectadas del coronavirus como China, Italia, Hong Kong, Singapur o Corea del Sur. Asimismo, algunas de las empresas cuyos trabajadores han regresado de los países más afectados por el coronavirus, han pedido que trabajen desde casa durante catorce días y que por lo tanto, atiendan a un periodo de cuarentena.

España tiene una cultura del teletrabajo poco desarrollada. En el año 2019, apenas un 3% de los trabajadores españoles trabajaban desde casa de forma habitual y sólo un 8% la practican.

Las empresas españolas, debido a la propagación mundial del COVID-19, han empezado a explorar esta vía para salvaguardar a sus empleados de posibles contagios y también para que sus negocios no queden estancados.

Pero, estas medidas no se deben improvisar. Las organizaciones tienen que tener preparadas las herramientas necesarias para que un empleado pueda trabajar desde casa y desplegar todo lo necesario para desarrollar su función igual o similar que en su oficina presencial.

¿Qué herramientas salvarán a vuestra empresa frente a la amenaza de coronavirus?

El coronavirus se ha propagado tan rápidamente que las empresas están adoptando medidas preventivas como el teletrabajo. Para ello, se requieren de otras formas de organización del personal en la cual adaptarse a la posibilidad de que los empleados en la oficina trabajen desde casa.

La solución para ello es el uso de diferentes herramientas y plataformas que posibiliten mantener la actividad común de la empresa pero desde casa, como si ningún virus aceche con contagiar a todo el personal.

La compañía deberá asumir como necesario el uso de herramientas de gestión de Recursos Humanos que permitan optimizar los flujos de trabajo  y las distintas solicitudes relacionadas con la gestión remota de los procesos de gestión de personal. Plataformas como Atenea funcionan como solución ante esta necesidad, de forma que los trabajadores podrán ejecutar la solicitud, la aceptación y validación de hojas de gastos, vacaciones, ausencias, bajas y otros documentos de forma casi instantánea y eficaz sin necesidad de la presencia en el puesto de trabajo.

Si la empresa necesita mantener la comunicación interna sin que nadie note que sus compañeros de trabajo se encuentran a varios kilómetros de la oficina, podréis recurrir a herramientas tan interesantes como Microsoft Teams, Skype o Google Hangouts. Software de mensajería instantánea que además incorporan opciones de videollamada y videoconferencia con las que mantener reuniones.

¿Necesitáis continuar con curso que teníais en marcha? Cuando un empleado trabaja desde casa, los formatos videoconferencia o Webinarpueden ser ideales para compartir formación a los empleados, desarrollar un curso o impartir una charla.

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Otras herramientas que sirven de ayuda son Trello o Favro con las que responsable y empleado pueden organizar tareas, seguir un calendario conjunto y, en definitiva, una organización totalmente compatible con el teletrabajo.

¿Qué pasa si la alerta de cuarentena impidió a los trabajadores pasar a recoger su equipo?

El cada vez más popular BYOD (Bring your own device), que normalmente ocurre en el trabajo presencial, también afectará a los equipos que se utilizarán para el teletrabajo. Uno de los aspectos importantes del teletrabajo es el hecho de salvaguardar los equipos con los que se trabajan. La conexión a la red también es fundamental, por lo que el empleo podría acceder a la red de trabajo mediante una conexión VPN.

ManageEngine es la solución idónea para proteger todos los dispositivos y las conexiones de redes que se puedan utilizar para trabajar desde casa. Esta herramienta también agiliza los workflows del departamento de sistemas de tu empresa además de ofrecer soluciones de seguridad IT, infraestructuras, gestión IT en cloud y gestión y administración de las contraseñas de tu negocio.

Aparte de salvaguardar la conexión de los equipos, también es importante cifrar los datos que manejan los empleados. Mecanismos como los de BitLocker y soluciones como Prim’X harán que tus dispositivos y equipos estén seguros. Estas herramientas te posibilitan el cifrado de la información y documentos de tu compañía en la nube, en equipos portátiles o correos electrónicos entre otros.

Además, soluciones como Beyond Trust harán del teletrabajo un entorno seguro. Esta herramienta te permite descubrir, administrar, auditar y monitorear las cuentas de todos los tipos. También te permite proteger los accesos remotos de empleados y proveedores. Identifica y corrige las vulnerabilidades con perspectivas de riesgo. También ofrece soporte remoto a cualquier dispositivo o sistema de manera segura desde cualquier parte del mundo.

Respecto a los datos de tu compañía, también es muy importante contar con soluciones de gestión documental como Solpheo Suite para llevar tu documentación a cualquier dispositivo, y por tanto, trabajar desde casa.

Que esta enfermedad, el coronavirus Covid-19 se haya extendido por todo el mundo afectando también a empresas, incluida la tuya, está a punto de convertirse en una realidad, ¿estáis preparados?

Mientras que los gobiernos tratan de controlar el contagio para que no se expanda, el teletrabajo puede ser una gran alternativa para que las empresas y sus empleados no se vean afectados.

Desde Avansis, te proponemos estas herramientas si tu empresa debe recurrir al teletrabajo como protección ante la amenaza del Coronavirus.

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