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Con la llegada de la digitalización y de puesto de trabajo, el sentimiento de desconexión con la actividad de nuestro equipo se ha incrementado, convirtiendo la monitorización y control del ordenador del empleado en una necesidad.

Alguna vez te has preguntado ¿qué hacen mis trabajadores?

La ausencia de herramientas con las que monitorizar al trabajador nos impiden respirar tranquilos y contar con la certeza de que su actividad está siendo desarrollada correctamente.

Un problema que de por sí es común en la propia oficina, más aún cuando el empleado se encuentra teletrabajando.

La solución se encuentra en la integración de herramientas de monitorización y control de empleados, con las que conocer qué actividad realizan nuestros trabajadores, qué herramientas y qué webs emplean y de qué modo administran su tiempo.

¿Qué es monitorizar ordenador del empleado?

Antes de explicar cómo este tipo de herramientas pueden ayudar a tu empresa a mejorar el rendimiento de sus empleados, es necesario explicar qué implica la monitorización de sus ordenadores.

Monitorizar el ordenador del empleado es la práctica que consiste en la implantación de herramientas de software, instaladas en el equipo y trabajando en segundo plano, permite acumular un histórico de la actividad que el trabajador realiza con su ordenador.

Esto implica que, mediante la interfaz que nos ofrezca la plataforma, normalmente basadas en potentes analíticas, podremos conocer y monitorizar si el empleado está invirtiendo el tiempo suficiente en las tareas que le han sido encomendadas.

Una práctica que debe realizarse dentro de los estándares de la legalidad, función que solo algunos programas realizan de manera correcta.

Una actividad necesaria, sobre todo en el ámbito de la Ciberseguridad, ya que nos permitirá saber en todo momento si se están realizando prácticas dañinas para la seguridad de la compañía.

¿Necesitas monitorizar los ordenadores de manera legal?

En Avansis contamos con las herramientas y métodos para conocer la actividad de tus empleados. Contáctanos para conocer cómo podemos ayudarte a implantarlas.

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Por qué monitorizar el ordenador de tus empleados

El valor de nuestros empleados radica, precisamente, en la capacidad que tienen nuestros profesionales de desarrollar la actividad para la que se consideran expertos.

Uno de los costes productivos más importantes de la empresa es el coste/hora de los trabajadores.

Por ese motivo, implementar acciones con las que conocer cómo los trabajadores invierten su tiempo será un modo muy interesante de conocer si la empresa administra correctamente sus propias fuerzas de trabajo.

El factor humano es un condicionante difícil controlar

Más aún cuando el trabajador ejerce su actividad desde equipos informáticos conectados a Internet, donde la posibilidad de aparición de posibles distracciones se multiplica.

En otras ocasiones ya hemos hablado de cómo el factor humano puede incrementar los riesgos de ciberseguridad.

Interesante matizar y que cuando hablamos de controlar a nuestros empleados lo hacemos únicamente con un criterio de análisis.

Una herramienta de monitorización y control de empleados no se relaciona con la manipulación de nuestro equipo, sino con la capacidad de analizar su actividad para desarrollar sus capacidades dentro y en relación con la empresa.

Cómo funciona una herramienta de monitorización de ordenadores de empleados

Una herramienta de control de empleados es un software que queda instalado en el equipo de trabajo y actúa en segundo plano para analizar y obtener información de su actividad y procesarla para traducirla en métricas que parametrizan todo su trabajo.

Aunque pueda sonar complejo, el funcionamiento es lógico y sencillo: ya que todo lo que sucede en un equipo informático se basa en procesos, las herramientas de monitorización de empleados extraen una serie de factores comunes como tiempo, nombre de la herramienta y otros valores específicos y cuantificables que permiten traducirlo en gráficas fácilmente comprensibles.

Toda la información recopilada por la herramienta es almacenada en nuestros servidores o en los de la propia herramienta, pudiendo ser consultada tanto por los responsables del empleado como por cargos superiores que necesitan recurrir a este tipo de información: RRHH, dirección, operaciones, legal, administración o cualquier encargado que pudiera sacarle partido a ello.

Situaciones en las que puede ser útil controlar empleados

Monitorizar teletrabajo

Se trata de una solución cada vez más empleada por compañías que cuentan con empleados trabajando vía telemática.

El teletrabajo se ha convertido en una interesante forma de liberar espacio en la oficina y facilitar la comodidad y bienestar al trabajador. También en una importante fuente de amenazas.

Pero que a la vez aumentan ciertos índices de incertidumbre ante los que la monitorización del empleado podría ser una interesante solución.

Monitorizar teletrabajo

Monitorización presencial

Pero por supuesto, también muy útil cuando el empleado realiza su actividad en la propia oficina.

La incapacidad de observar cada pantalla nos dificulta conocer que realmente se está cumpliendo con la actividad demandada.

Por lo que una herramienta de control del empleado también puede ayudarnos a controlar en el espacio de trabajo presencial.

Funcionalidades de una herramienta de monitorización de empleados

Las capacidades de las soluciones de control del trabajador son tan variadas como herramientas de este tipo existen en el mercado.

En Avansis recomendamos la monitorización de empleados mediante Safetica Auditor porque:

Es la opción más solvente y equilibrada en cuanto a su relación calidad/precio.

Al mismo tiempo, ofrece todas las soluciones que una empresa necesita para monitorizar su propia actividad laboral.

¿Qué analiza una herramienta de control del trabajador?

Una herramienta de control de empleados registra toda la actividad de los equipos de la compañía, que evidentemente están asociados a un empleado.

Su funcionamiento y uso se basa en la comprensión y análisis de los datos que ofrece la herramienta para que sus responsables realicen el uso que consideren oportuno.

Monitorizar empleado

Los factores que se analizan son:

Información del dispositivo de trabajo

Desde la hora de arranque y cierre del equipo como el tiempo que el trabajador pasa activo.

Una interesante forma de combinarlo y cotejar este dato con la información obtenida por la herramienta de control horario de la que disponga la compañía.

Pero también se monitoriza:

  • Operaciones y uso de archivos mediante consultas al disco duro.
  • Aplicaciones, visitas a webs y el tiempo que el trabajador pasa en cada una de ellas, así como el porcentaje del tiempo que invierte respecto a la duración total de la jornada.
  • Información adjunta a los correos electrónicos.
  • Documentos impresos.
  • Dispositivos que se conectan al equipo: USB, smartphone, bluetooth y otros periféricos.

Toda la información recopilada es almacenada en servidores y dentro de la propia herramienta, la cual se encarga de darle forma y convertirla en gráficas e información comprensible que muestra tendencias individuales de la actividad de cada empleado, así como desviaciones respecto a su trabajo común.

Características y ventajas de la monitorización de ordenadores

Una herramienta de monitorización del empleado permite monitorizar la actividad de nuestro equipo de trabajadores, así como conocer qué y cómo realizan su actividad durante el horario de trabajo.

  • Esto nos permitirá depositar una mayor confianza hacia ellos, al conocer que cumplen con las expectativas del trabajo esperado.
  • Y al mismo tiempo, aplicar medidas comunicativas o correctivas para tratar de orientar las acciones de los trabajadores que pudieran no llegar a los resultados esperados.

Monitorizar empleados también permitirá conocer su carga de trabajo y si existe procrastinación excesiva.

La falta de productividad es un problema que, si bien no tiene por qué suceder en todas las empresas, es un factor a analizar y a tenerlo controlado y localizado.

Funcionamiento Safetica

A nivel funcional, una solución como Safetica basada en la monitorización del empleado se basa en la capacidad de tomar decisiones según los datos obtenidos.

Una tarea que queda en manos de los técnicos y responsables que manejan y sacan partido a los datos recopilados.

Entre sus principales características, además de las ya descritas:

Compara objetivamente a los empleados

Los factores de análisis anteriormente descritos se basan en información cuantitativa y recogida de manera informática, por lo que los datos son objetivos y libres de posibles especulaciones e interpretaciones erróneas.

Si bien el rendimiento de un empleado también se basa en su capacidad para ofrecer resultados, permite medir el tiempo y el modo en el que se ha invertido su tiempo de trabajo.

Aumenta la eficiencia del equipo

Cada empresa es responsable de dar a conocer hasta qué punto sus empleados son monitorizados.

Teniendo esto en cuenta, nuestra herramienta de monitorización del trabajador permitirá aumentar su eficiencia. El empleado es conocedor de que su actividad podría ser analizada, absteniéndose de realizar determinadas acciones.

O bien porque, aun desconociendo que actividad está siendo analizada, será informado directamente por un responsable directo o por el equipo de Recursos Humanos.

Ahorra costes en Recursos Humanos

Del mismo modo, Recursos Humanos será mucho más eficiente. Mediante una herramienta de control del trabajador, el análisis de la actividad de los empleados y sus posibles correcciones será más sencillo.

Softwares como Safetica permiten obtener métricas fácilmente analizables y a través de las que obtener información relevante de manera inmediata.

También para recompensar a los trabajadores más eficientes

Que hacen trabajadores

Como herramienta de análisis y control, no solo ha de emplearse con fines disciplinarios, sino todo lo contrario:

Las métricas ofrecen información suficiente para conocer qué empleados están obteniendo un rendimiento extraordinario y realizar valoraciones positivas y compensaciones.

Análisis global de la actividad de la compañía

Como es lógico: si podemos conocer qué hace cada empleado, podremos conocer qué sucede en toda la compañía.

Safetica Auditor es capaz de elevar el análisis de la actividad de los empleados a la medición de lo que sucede globalmente en la empresa.

Mediante la definición de unos KPI propios, la herramienta de monitorización del empleado será capaz de analizar si se están alcanzando los resultados de actividad esperados en toda la empresa o acudir a problemas concretos para ponerles remedio.

Ofrece informes periódicos

Adaptado a las necesidades de control y análisis de la actividad de los trabajadores. Safetica permite delimitar las variaciones de tareas en el tiempo para exportar informes que sean recopilados por los responsables de departamento o de otras unidades organizativas dentro de la propia empresa.

Además, es escalable y dinámica

Su capacidad de análisis y monitorización es adaptable a las capacidades de cualquier empresa, independientemente de su tamaño y de su modelo de actividad (siempre que esta se base en la condición informática).

Por lo que puede ser aplicada a secciones, sucursales o departamentos concretos de la compañía, así como a toda la empresa.

¿Es legal utilizar este tipo de herramientas de monitorización de empleado?

La respuesta es “depende”.

Utilizar una herramienta de control del empleado errónea puede conllevar problemas de tipo administrativo y legal que se traduzcan en importantes multas y penalizaciones.

Sin embargo, integrar herramientas como Safetica, evitará castigos de tipo legal, ya que cumple con todos los requisitos para su uso.

¿Por qué no hay riesgo con Safetica? Sencillamente porque estaremos monitorizando el dispositivo de la propia empresa y nuestros argumentos se basan en la actividad e información recopilada en el propio equipo.

Un argumento que podría ser suficiente para garantizar la legalidad en el uso de la herramienta, pero al que le podremos agregar el consentimiento explícito por parte del empleado para aceptar que su actividad está siendo monitorizada.

Necesitas una herramienta de monitorización de ordenadores

¿Te sigues preguntando qué hacen tus trabajadores y cómo podrías controlarlo?

En Avansis conocemos las necesidades comunes de las empresas que necesitan analizar la actividad de sus empleados, integrando Safetica y otras soluciones de la misma categoría.

¿Te gustaría conocer cómo se adaptaría una herramienta de este tipo en vuestra empresa?

Escríbenos mediante nuestro formulario de contacto y uno de nuestros especialistas os escribirá para ofreceros toda la información que necesitéis.

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