En Calidad

El compliance es una de las metas a la que cada vez aspiran más negocios.

Marcado como un hito perseguido por todo tipo de empresas que buscan la optimización de sus recursos basada en la implantación de buenas prácticas, se trata de una característica que favorece tanto a clientes y proveedores como a la propia organización.

¿Aún no tienes claro qué es el compliance y cómo aplicarlo en tu negocio?

Te lo explicamos

Significado

Compliance se traduce literalmente como “cumplimiento” y se relaciona con el correcto desempeño en el modo en el que desarrollamos las pautas establecidas por una norma que trata de estandarizar la actividad en relación al ámbito sobre el que tiene efecto.

Aplicado al mundo empresarial, definimos compliance corporativo (o compliance a secas) como toda acción y puesta en práctica de procedimientos y reglas que tratan de encaminar el modo en el que una organización realiza determinada actividad con el propósito de cumplir con una norma.

Dicho de otro modo, compliance consiste en autoimponerse reglas que mejoren el modo en el que la empresa desarrolla su actividad en relación con el ámbito en el que se aplica la norma.

Compliance y certificados de calidad

¿Sabes qué relación existe entre compliance y los certificados de calidad?

La respuesta es sencilla.

En otras ocasiones ya te hablamos sobre qué es un certificado de calidad, sus ventajas y cómo obtenerlo.

Aunque te invitamos a leer aquel artículo, te contamos que un certificado de calidad es un título concedido por un tercero que actúa de manera objetiva, avalando que nuestra organización cumple exitosamente con las reglas que exige la propia norma.

Si hablamos de compliance y autoimposición de reglas, nos estaremos refiriendo precisamente a cómo nuestra organización se adapta y se pone a prueba para garantizar que cumplimos con ella.

Sinónimo de actuar con criterio

Compliance no es únicamente cumplir con la norma.

Porque la norma no se aplica solo para lucirse.

El compliance es una forma de actuar que afecta a toda la empresa.

Implica un cambio en los criterios de actuación, casi un cambio de filosofía, asegurando que los departamentos y personal asuman las normas, creando y actualizando los métodos que permitan distribuir y rastrear las políticas de cumplimiento.

¿Estáis preparados para asumir esta responsabilidad? Sigamos leyendo…

Cumplimiento normativo y estándares de calidad.

que es compliance

El compliance es un método que permite establecer las políticas y procedimientos internos y externos, de acuerdo con los cumplimientos legales y según lo dictado por la propia sistemática de la norma.

Más allá de la titulación, consiste en la capacidad de garantizar que la empresa y los empleados cumplen con las leyes, regulaciones, estándares y prácticas éticas que se aplican en la empresa y en la industria.

Cumplir con el compliance establece que las medidas autoimpuestas son capaces de garantizar, al menos, la efectividad, prevención y detección de los errores contemplados por la norma, protegiendo a la organización de riesgos y de posibles penalizaciones económicas.

Cómo implementar el compliance en tu empresa

El compliance se integra en la raíz del negocio por lo que el procedimiento para obtener la certificación que nos garantice su cumplimiento ha de contar siempre de las siguientes fases:

Consultoría en Calidad

Debemos detectar en qué punto se encuentra nuestra empresa de cara a la aplicación de la norma.

Para ello, salvo que nuestra empresa sea especialista en implantación de normas de calidad, recurriremos a una Consultora especializada en Calidad como Avansis.

Desde esta, se propondrá una primera fase de interacción mediante la que trataremos de conocer el estado de la situación en relación con los propósitos del negocio en su búsqueda por la certificación y el modo en el que debería integrarse con el compliance.

Auditoría Interna y Externa

Una vez analizadas las necesidades de la empresa en cuanto a la implantación del compliance, la consultora necesita conocer de primera mano el modo en el que se establece la práctica previa a la corrección e implantación de la norma.

Mediante la auditoría, se pretende obtener una radiografía precisa del estado en el que se encuentra la implantación de la buena praxis dentro de la empresa.

Para ello, la consultora recurrirá a todas las fuentes de datos que puedan ofrecer información sobre la causa.

Tanto sobre el actual cumplimiento (motivado o aplicado de manera instintiva) como a las carencias y motivos de resolución, tanto a nivel interno como con clientes y proveedores.

Detección de No Conformidades

Una vez obtenida la visión precisa sobre el estado de la implantación del compliance, se espera haber obtenido un estudio lo suficientemente preciso como para detectar las denominadas No Conformidades:

Aquellas acciones y prácticas que suceden dentro de la organización pero que necesitan de correcciones para que se pueda alcanzar el compliance.

Acción correctiva

Con las No Conformidades detectadas, necesitaremos realizar las correcciones que reduzcan o eliminen los problemas que impiden lograr la óptima aplicación de la norma.

De este modo, se adoptan medidas de tipo práctico y sistemático, tratando de regular toda la actividad que escape de la norma.

Acción preventiva

Una vez corregidas las prácticas y acciones que impiden la aplicación de la norma, será necesario anticiparse a futuros desvíos.

Alcanzar el compliance no es resultado únicamente de eliminar las no conformidades, sino de establecer métodos que impidan la deformación en la actividad, provocando que vuelvan a aparecer.

La inclusión de una norma de calidad concluye cuando se asientan los métodos preventivos que, en la práctica, se traducen como las acciones y normas que dirigen la actividad de la empresa hacia el perpetuo cumplimiento de las reglas establecidas.

Beneficios del Compliance

Cumplimiento con la ley

Aunque el cumplimiento de las normas de calidad no es siempre una exigencia legal, su implantación puede ayudar a aliviar innumerables riesgos de esta naturaleza.

Uno de los propósitos del compliance consiste en encaminar la actividad de la empresa de cara a las buenas prácticas.

Por ello, todo el cumplimiento de los procesos estará sometido bajo causas correctivas, evitando violaciones de la normativa legal, al menos en los aspectos en los que se integra la norma.

Optimización y ahorro en la ejecución de los procesos

Otro de los propósitos del compliance consiste en la optimización de procesos, lo que inevitablemente tiene su consecuencia en la eficacia de la actividad y el consecuente ahorro.

Por un lado, porque se dictaminan los criterios de actividad, mejorando los flujos de comunicación interna tanto en el modo en el que se relacionan los elementos de la actividad interna como en el camino que sigue la actividad de la propia empresa.

Por otro, porque se eliminan errores comunes y contemplados por la norma. Todos ellos considerados como causas normales que convienen corregir o evitar.

Siendo así que una empresa que implanta correctamente la norma es capaz de optimizar sus procesos y ahorrar hasta 25.000€.

Eliminación de errores

Otro de los propósitos del compliance es el de adelantarse a los problemas que podrían ser derivados del mal cumplimiento en la actividad de la empresa.

Por ese motivo, podemos admitir su implantación como un ejercicio que trata de anticiparse a posibles errores que de llegar a suceder, derivarían en mayores esfuerzos en su resolución, tanto prácticos como económicos.

Garantías para el cliente

Por último, aunque a menudo la causa más importante:

La aplicación del compliance es especialmente valioso para el cliente, que mediante la certificación en la aplicación de determinadas normas, contará con suficientes elementos para confiar en el desarrollo de las buenas prácticas en el desarrollo de nuestra actividad como negocio.

El motivo que refuerza esta certeza se basa en el modo en el que se logra la obtención de un certificado de calidad, resultado de la puesta a prueba de las prácticas por parte de un tercero especializado en analizar y certificar su efectivo cumplimiento.

Tanto es así que determinadas organizaciones, especialmente la empresa pública y la mayoría de grandes empresas, solo acceden a trabajar con proveedores que cuenten con determinados certificados de calidad.

Cómo implantarlo en nuestra organización

Como has podido comprobar, el cumplimiento con la norma garantiza la resolución de numerosos problemas que lastran el desarrollo de tu negocio, que le impiden a trabajar con determinados clientes y que pueden derivar en problemas mayores.

Ahora te podrías estar preguntando:

  • ¿Qué norma ayudará a mi empresa a lograr el compliance?
  • ¿Sobre qué elementos debo trabajar para alinear mi modelo de negocio con los requisitos de la norma?
  • ¿Cómo sabré cuando estaré realmente preparado para ello?

Avansis, empresa especializada en compliance

En Avansis somos experto en la implantación de prácticas que te permitirán lograr el compliance.

Somos especialista en implantación de normas, especialmente las derivadas del Sector IT y otras líneas de negocio compatibles con la búsqueda de aplicación de la regla.

Sea cual sea la situación de vuestra organización, podemos ofrecerte toda la información necesaria para alcanzar su cumplimiento.

Contacta con nosotros para que uno de nuestros especialistas pueda ofrecerte solución a todas vuestras dudas, guiándote en el modo de implantar la norma.

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