5 motivos por los que implantar la firma electrónica en tu empresa

 En Tecnología

La tecnología nos ofrece diferentes maneras de mejorar diversos aspectos del día a día. Prácticamente cada semana encontramos un producto nuevo en el mercado diseñado exclusivamente para facilitar cualquier acción que necesitemos hacer. No obstante, no aprovechamos lo suficiente estas ayudas por miedo al cambio o, simplemente, por desconocimiento. Una de estas herramientas que aporta comodidad y rapidez, en este caso en el ámbito laboral, es la firma electrónica.

Utilizando la firma manual nos encontramos con algunos problemas de los que, posiblemente, no somos conscientes porque se ha hecho así siempre y no se repara en los inconvenientes que presenta. El primero de ellos es el gasto de papel y de tinta. Esto conlleva un gasto económico innecesario y un gran impacto medioambiental. Por otro lado, todo ese papel debe ser organizado y almacenado para que sea sencillo buscar algún documento en un momento concreto, pero todas estas gestiones ocupan espacio y tiempo. Hay empresas que, para digitalizar los documentos y evitar estos problemas, los escanean y los almacenan en la nube, algo que consume tiempo también y no es un proceso cómodo.

Igualmente, la firma manuscrita conlleva otras desventajas como el desplazamiento que se necesita para firmar el documento. Para paliar este problema, se opta por enviar la documentación por correo postal, algo que trae más problemas que ventajas. Primero por el gasto extra del envío y segundo porque se pueden extraviar los documentos, sobre todo si se trata de transacciones en otro país. Si almacenando la documentación se puede extraviar y traspapelar, el riesgo cuando se envía por correo postal es mayor. Finalmente, la firma manuscrita tiene el inconveniente de que no es demasiado segura. Con esto nos estamos refiriendo a que es relativamente sencillo falsificar una firma o alterar el documento original.

Esta serie de problemas que ocasiona la firma manuscrita pueden evitarse con la firma electrónica por estos cinco motivos:

  1. Cero papel: con la firma electrónica desaparece el papel. Esto se traduce en un ahorro en costes y de tiempo. Además, con este gesto ayudamos a reducir el impacto medioambiental.
  2. No almacenamiento físico: eliminando el papel evitamos también su almacenaje y organización, lo que se traduce en un ahorro de espacio y de tiempo en buscar los documentos.
  3. Mayor seguridad: la firma electrónica es más segura jurídicamente que la manual, ya que en el proceso de firma se asegura la veracidad tanto de la originalidad del documento como del firmante.
  4. No desplazamiento: al enviarse los documentos a través de la plataforma, se evitan tanto los desplazamientos de los firmantes como el envío de correo postal.
  5. Reduce costes y tiempo de gestión: todo lo anterior puede resumirse en un ahorro de tiempo y de dinero. Evitando los largos procesos de la firma manual, aquellas empresas que usen la firma electrónica verán un ahorro económico notable al igual que se agilizan todos los procesos: el hecho de firmar, el almacenamiento de documentos, su búsqueda, etc.

Con todas estas ventajas es fácil adivinar que hay varias empresas que se encargan de comercializar la firma electrónica mediante diferentes plataformas y con distintos tipos de firma. Sin embargo, muchas de estas soluciones no piensan en el cliente final y son bastante complejas a la hora de usarlas. Estos también son algunos motivos por los que algunas empresas no se atreven a usar la firma electrónica: no se adapta a sus necesidades o son plataformas difíciles que ralentizan la gestión. En nuestro caso, optamos por desarrollar una firma electrónica que no supusiera estos problemas para nuestros clientes: Unisigner.

Esta firma se desarrolla en una plataforma totalmente adaptable a las necesidades de la empresa. Unisigner cuenta con distintos tipos de firma para que el cliente pueda elegir la que más se ajuste a sus necesidades. Además, si requiere alguna modificación específica se puede realizar siempre y cuando sea viable. Por otro lado, para utilizar esta firma electrónica no es necesario descargar ni registrarse en ninguna aplicación, lo que ayuda a agilizar el trámite. De esta forma es más sencillo automatizar los procesos e incluso integrar la firma en los sistemas que use la empresa contando siempre con plena validez legal.

La firma electrónica es una de las mejores soluciones para obtener una gestión rápida, segura y eficaz en todos los procesos de firma de la empresa. Nosotros queremos que tu empresa pruebe cómo funciona y compruebe todas las ventajas que tiene utilizarla. Por ello, te recomendamos que solicites la demo de Unisigner, la única firma electrónica que se adapta a las necesidades de la empresa y no al contrario.

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