4 herramientas imprescindibles para mejorar la gestión de proyectos y tareas

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Hace algunos meses, en el blog de Avansis hablamos sobre la relación entre las metodologías Scrum, Agile o Devops. Sin lugar a dudas, la característica que compartían todas ellas era la intención de generar un flujo de trabajo más eficiente y con entregas predeterminadas que permita obtener resultados en entornos que cambian constantemente y en los que la innovación y la productividad son claves.

Hoy en día, resulta imprescindible que un equipo de desarrollo de una empresa de cualquier tamaño utilice una herramienta de gestión de tareas para poder desarrollar dichas metodologías. Asimismo, los responsables de los departamentos de producción se preguntan cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos y tareas para poder realizar una correcta gestión del día a día.

Además, estas herramientas de gestión de tareas no están destinadas exclusivamente a equipos de desarrollo, ya que la gran mayoría resultan extremadamente útiles para cualquier tipo de equipo multidisciplinar que sea propietario de diversas tareas a completar en un determinado periodo de tiempo. Por ello, las herramientas de gestión de proyectos son, también, extremadamente útiles en equipos de marketing, recursos humanos o administración, por ejemplo.

A continuación, pasamos a detallar 4 herramientas para gestionar proyectos de gran utilidad.

1. Jira

Jira, el software desarrollado por Atlassian, es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos scrum. Este gestor de tareas especialmente diseñado para equipos de desarrollo que utilicen metodologías ágiles, además de ser uno de los más conocidos del mercado, es apreciado por su sencillez y por la posibilidad de adaptar sus tableros a Scrum, Kanban o metodologías mixtas. Es posible planificar, supervisar y gestionar los sprints del equipo en el caso de scrum o configurar y definir workflows en el caso de Kanban.

Al mismo tiempo, se trata de una herramienta fácilmente integrable con otras plataformas, lo que permite su escalabilidad y su fácil uso diario para todos los integrantes del equipo.

Especialmente recomendado para: equipos de desarrollo que utilicen metodologías ágiles, especialmente en el caso de scrum o kanban que quieran realizar una gestión sencilla de los proyectos.

2. Asana

Aunque menos visual que Trello (la cual mencionaremos a continuación), Asana permite obtener un overview del estado de las tareas: realizadas, en progreso o por hacer. Además de ser muy útil dentro de un método de gestión Kaizen por la forma en que segmenta proyectos y tareas, Asana permite reducir de manera drástica los correos dentro de un departamento dada la posibilidad de iniciar conversaciones en cada tarea y de adjuntar archivos de cualquier tipo a la misma.

Además de ser muy útil dentro de un método de gestión Kaizen por la forma en que segmenta proyectos y tareas, Asana permite reducir de manera drástica los correos dentro de un departamento dada la posibilidad de iniciar conversaciones en cada tarea y de adjuntar archivos de cualquier tipo a la misma.

Otra de las características a destacar de Asana es que permite involucrar a todos los miembros del equipo sin que necesariamente formen parte (ni tengan visibilidad) de todos los proyectos. Además, sus estadísticas de finalización de tareas por usuario permiten analizar el éxito de finalización en tiempo de los proyectos, así como el exceso de carga de tareas por parte de los miembros del equipo.

Especialmente recomendado para: equipos de trabajo multidisciplinares sumidos en varios proyectos y tareas a compartir y asignar a varios usuarios. Ideal para equipos de marketing digital o recursos humanos.

3. Slack

Si te preguntas qué es Slack, ante todo es una herramienta que evita hacer uso del ya saturado email y las cadenas infinitas de correos.Entre las principales características de Slack destaca la posibilidad de establecer una comunicación más ágil con el resto de miembros del equipo. Ya sea para enviar un simple comentario, compartir un enlace o enviar un fichero es la herramienta ideal con una usabilidad encomiable, siendo muy destacable su aspecto visuable y la sencillez de su configuración.

Por otro lado, su capacidad de integrarse con múltiples herramientas incrementa aún más la productividad durante el uso de la misma. Incluso con la versión gratuita, que tiene limitado el número de mensajes intercambios, se convierte una herramienta a tener muy en cuenta a la hora de dinamizar las comunicaciones entre los miembros de un equipo de trabajo.

Especialmente recomendado para: equipos que deban compartir información como código o realizar pequeños comentarios relacionados con las tareas de otros usuarios y que quieran evitar el uso del mail.

 

4. Trello

Trello es una de las herramientas más sencillas para la realización de proyectos que existen en el mercado dada su usabilidad y su sencilla operatividad. Trello puede resultar de gran ayuda a la hora de gestionar peticiones, proyectos o incidencias porque de una forma muy visual permite ir asignando tareas a los miembros del equipo, permitiendo en todo momento saber el estado de resolución o avance en el que se encuentran.

Siguiendo la filosofía Kanban de señalización, pueden configurarse tableros para que los miembros del equipo puedan ir avanzando en las tareas que se les asignen o que se asigne a sí mismo, de forma que todo los miembros del equipo tienen una visión clara sobre las tareas que deben completar. Al igual que Slack, permite integrarse fácilmente con infinidad de herramientas, lo cual permite incrementar aún más su funcionalidad.

Si se tiene intención de acometer algún proyecto de forma ágil, Trello puede servir perfectamente para gestionar de forma ágil el proyecto, de hecho Atlassian creador de Jira (herramienta por excelencia para la gestión de proyecto Scrum) ha adquirido recientemente Trello para integrarlo dentro de sus servicios actuales.

Especialmente recomendado para: equipos que necesiten asignar y llevar un control de tareas de forma sencilla y muy visual para conocer el progreso de las mismas.

En cualquier caso…¿cuál es el mejor software para gestionar de tareas y proyectos? Aquel que nos permita adaptarlo a los procesos internos de un departamento en concreto. Tras una prueba con varios, podrás decidir cuál se adapta mejor a la forma de trabajo del equipo.

Por supuesto, también existen otras herramientas que pueden ayudar a agilizar los workflows y procesos administrativos de tu compañía, como lo hace Avansis Bridge aunando gestión documental y firma electrónica. Contacta con nosotros para conocer más al respecto.

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